한 럭셔리 그룹이 시장별 규칙에 맞춰 모든 워크플로와 계약을 자동화하는 방법

기존 상황

계약과 승인은 SharePoint와 Nintex로 운영되었고, 국가와 프로세스 종류마다 설정이 따로 있었습니다. 유지보수가 복잡했고, 더 이상 지원되지 않았으며, 느렸고, 발전시킬 수도 없었습니다. 승인 단계는 최대 네 단계, 서명 상태가 항상 돌아오지는 않았고, 부재 중 위임도 불가능했습니다. 그룹이 그룹과 메종 전반에 맞춤형 업무용 애플리케이션을 배포하기 위해 Retool을 도입했을 때, 이것이 당연한 첫 번째 애플리케이션이었습니다.

목표

1. 모든 메종과 모든 시장을 위한 하나의 시스템.
2. 각 시장이 필요한 만큼의 승인 단계를 두고 자체 계약과 승인 프로세스를 직접 만들 수 있습니다.
3. 누구도 밀어붙이지 않아도 모든 요청이 서명과 SAP까지 이어집니다.

저희가 한 일

워크플로·계약 생성기. 각 시장이 템플릿과 규칙에 따라 자체 프로세스와 계약 유형을 만들고 수정합니다. 승인 단계는 한 사람에게, 또는 한 명의 승인으로 충분하거나 전원의 승인이 필요한 그룹에게 보낼 수 있습니다. 새 프로세스는 기존 프로세스를 복사해 시작합니다.

모든 요청과 계약을 한곳에. 요청자는 시작하거나 확인할 모든 프로세스를 찾고, 승인자는 대기 중인 모든 건을 확인하며 보안 이메일에서 바로 승인할 수 있습니다. 계약 양식은 시장과 계약 유형에 맞게 바뀌고, 고객과 상품 정보는 SAP에서 읽어 오며, 중복을 잡아냅니다.

엔진. 각 요청을 승인 단계마다 진행시키고, 계약서를 생성해 DocuSign으로 서명을 요청하며, 서명이 끝날 때까지 추적합니다. 종이 서명이라는 대안도 있습니다. 그런 다음 계약을 SAP에 기록합니다. 모든 단계가 감사 기록을 남깁니다. 누가 무엇을 언제 승인했는지.

결과

이제 하나의 시스템이 모든 메종과 15개 시장의 계약과 승인을 처리합니다. 각 시장은 개발자 없이 자체 워크플로와 승인 단계를 만들고, 모든 요청은 누가 챙기지 않아도 서명과 SAP까지 도달합니다.

이 시스템은 그룹의 Retool 플랫폼 위 첫 번째 애플리케이션이었고, 그 플랫폼에서는 이제 저희가 구축한 병 추적 포털도 운영됩니다.