Cómo un grupo de lujo automatiza cada flujo de trabajo y cada contrato, con las reglas propias de cada mercado

Lo que había

Los contratos y las aprobaciones funcionaban con SharePoint y Nintex, con una configuración para cada país y cada tipo de proceso. Era complejo de mantener, ya no tenía soporte, era lento y no podía evolucionar: cuatro niveles de aprobación como máximo, una firma cuyo estado no siempre volvía, ninguna delegación durante las ausencias. Cuando el grupo lanzó Retool para desplegar aplicaciones de negocio a medida en todo el grupo y sus maisons, esta era la primera evidente.

Los objetivos

1. Un solo sistema para cada maison y cada mercado.
2. Mercados que construyen sus propios contratos y procesos de aprobación, con tantos niveles de aprobación como necesiten.
3. Cada solicitud llevada hasta su firma y hasta SAP sin que nadie tenga que empujarla.

Qué hicimos

Un generador de flujos de trabajo y contratos. Cada mercado construye y modifica sus propios procesos y tipos de contrato, con sus plantillas y sus reglas. Un paso de aprobación puede ir a una persona o a un grupo, donde basta una aprobación o se requieren todas. Un nuevo proceso empieza como copia de uno existente.

Un solo lugar para cada solicitud y cada contrato. Un solicitante encuentra todos los procesos que puede iniciar o seguir; un aprobador encuentra todo lo que está pendiente, y puede aprobar desde un correo seguro. El formulario de contrato se adapta al mercado y al tipo de contrato, con clientes y productos leídos de SAP, y detecta los duplicados.

Un motor. Lleva cada solicitud a través de sus aprobaciones, genera el contrato, lo envía a firmar con DocuSign y lo sigue hasta que está firmado, con una alternativa en papel. Después registra el contrato en SAP. Cada paso deja una pista de auditoría: quién aprobó qué, y cuándo.

El resultado

Un solo sistema gestiona ahora los contratos y las aprobaciones de cada maison y de quince mercados. Cada mercado construye sus propios flujos de trabajo y niveles de aprobación sin un desarrollador, y cada solicitud llega a la firma y a SAP sin que nadie tenga que perseguirla.

Fue la primera aplicación de la plataforma Retool del grupo, que ahora también aloja el portal de trazabilidad de botellas que construimos.