ラグジュアリーグループが、市場ごとのルールに沿って、すべてのワークフローと契約を自動化する方法

それまでの状況

契約と承認は SharePoint と Nintex で運用されており、国ごと、プロセスの種類ごとに別々の構成でした。保守は複雑で、サポートはすでに終了し、動作は遅く、発展させることもできませんでした。承認レベルは最大 4 段階、署名のステータスが戻ってこないこともあり、不在時の代理承認もできません。グループが Retool を導入し、グループと各メゾンにオーダーメイドの業務アプリを展開し始めたとき、最初に手がけるべきアプリケーションは明らかでした。

目標

1. すべてのメゾン、すべての市場に一つのシステム。
2. 各市場が、必要なだけの承認レベルを持つ独自の契約と承認プロセスを、自ら構築できること。
3. すべての申請が、誰かが後押しすることなく、署名から SAP まで運ばれること。

私たちが行ったこと

ワークフローと契約のジェネレーター。 各市場は、自らのテンプレートとルールで、独自のプロセスと契約タイプを作成・変更します。承認ステップは一人にもグループにも割り当てられ、グループでは一人の承認で足りるか、全員の承認が必要かを選べます。新しいプロセスは、既存のプロセスのコピーから始められます。

すべての申請と契約が一か所に。 申請者は、開始・追跡するすべてのプロセスを見つけられます。承認者は自分を待つすべての案件を確認でき、安全なメールから承認することもできます。契約フォームは市場と契約タイプに合わせて変わり、顧客と商品は SAP から読み込まれ、重複も検出します。

エンジン。 各申請を承認の流れに沿って運び、契約を作成し、DocuSign で署名に回し、署名されるまで追跡します。紙での署名にも対応します。その後、契約を SAP に記録します。すべてのステップに監査証跡が残ります。誰が何を、いつ承認したか。

成果

今では一つのシステムが、すべてのメゾンと 15 の市場の契約と承認を運んでいます。各市場は開発者なしで独自のワークフローと承認レベルを作り、各申請は誰かが催促することなく署名と SAP まで届きます。

これはグループの Retool プラットフォームで最初のアプリケーションでした。このプラットフォームでは現在、私たちが構築したボトルトレーサビリティのポータルも稼働しています。