Comment un groupe de luxe automatise chaque workflow et chaque contrat, selon les règles de chaque marché

Ce qui était en place

Les contrats et les validations tournaient sur SharePoint et Nintex, avec une configuration par pays et par type de processus. C’était complexe à maintenir, plus supporté, lent, et impossible à faire évoluer : quatre niveaux de validation au maximum, une signature dont le statut ne remontait pas toujours, aucune délégation pendant les absences. Quand le groupe a lancé Retool pour déployer des applications métier sur mesure dans tout le groupe et ses maisons, celle-ci s’est imposée comme la première.

Les objectifs

1. Un seul système pour toutes les maisons et tous les marchés.
2. Des marchés qui construisent leurs propres contrats et processus de validation, avec autant de niveaux de validation qu’il leur faut.
3. Chaque demande menée jusqu’à sa signature et dans SAP, sans que personne ait à la pousser.

Ce que nous avons fait

Un générateur de workflows et de contrats. Chaque marché construit et modifie ses propres processus et types de contrats, avec ses modèles et ses règles. Une étape de validation peut aller à une personne ou à un groupe, où une seule validation suffit ou toutes sont requises. Un nouveau processus part de la copie d’un processus existant.

Un seul endroit pour chaque demande et chaque contrat. Un demandeur y trouve chaque processus à lancer ou à suivre ; un valideur, tout ce qui l’attend, et il peut valider depuis un e-mail sécurisé. Le formulaire de contrat s’adapte au marché et au type de contrat, avec les clients et les produits lus dans SAP, et il repère les doublons.

Un moteur. Il fait passer chaque demande par ses validations, génère le contrat, l’envoie en signature avec DocuSign et le suit jusqu’à la signature, avec une solution papier de secours. Il enregistre ensuite le contrat dans SAP. Chaque étape laisse une piste d’audit : qui a validé quoi, et quand.

Le résultat

Un seul système porte désormais les contrats et les validations de toutes les maisons et de quinze marchés. Chaque marché construit ses propres workflows et niveaux de validation sans développeur, et chaque demande arrive à la signature et dans SAP sans que personne ait à la relancer.

C’était la première application de la plateforme Retool du groupe, qui fait aussi tourner aujourd’hui le portail de traçabilité des bouteilles que nous avons construit.